De Administratiescan: van ruwe data naar compleet overzicht

Dennis Verhaert    2026-07-06    Controle & Data

Hoe staat je administratie ervoor? Waar zit het geld, hoe verloopt het over het jaar, en waar zitten de signalen die om aandacht vragen? Met de Administratiescan in ROIBOT Anaconda beantwoord je die vragen in één keer. Het is een nieuwe manier van starten: geen weken voorbereiden, maar in korte tijd een compleet beeld van de opbouw en de kwaliteit van je data.

Eén vraag, en het overzicht rolt eruit

De kracht zit in de eenvoud. Je stelt een simpele vraag in gewone taal, bijvoorbeeld "geef per taakveld het aantal boekingen en het totale bedrag". De Querymodule maakt daar het SQL-statement van, jij bekijkt het en voert het uit. Geen SQL-kennis nodig, en toch volledige controle over wat er gebeurt. Elke vraag levert een overzicht op dat je opslaat en hergebruikt.

Wat de Administratiescan in beeld brengt

Een Administratiescan bestaat uit een reeks van deze overzichten, die samen de opbouw én de kwaliteit van je administratie laten zien:

• Totalen per taakveld en categorie (IV3/BBV), zodat je de homogene geldstromen onderscheidt.
• Het verloop van de kosten over het jaar.
• Debet en credit naast elkaar, per categorie.
• Negatieve boekingen en correcties, als kwaliteitssignaal.
• Memorialen en het gebruik van de dagboeken.
• De grootste crediteuren en de concentratie van uitgaven.
• De kwaliteit van de IV3/BBV-codering, inclusief ontbrekende of inconsistente codes.
• Mogelijke dubbele boekingen.

Samen geven ze je precies wat je nodig hebt om gericht te scopen: je houdt een kleinere, gerichtere controlemassa over en voorkomt onnodige deelwaarnemingen.

Klaar om opnieuw te draaien en uit te breiden

Het mooie is dat de overzichten blijven staan. Je draait de Administratiescan zo opnieuw op nieuwe data, bijvoorbeeld een volgend kwartaal of een nieuw dienstjaar, door het project te kopiëren. En je breidt hem naar behoefte uit met je eigen vragen. Zo groeit de scan mee met wat jij wilt weten.

Niet alleen het grootboek

De Administratiescan werkt op de data die jij erin stopt. Voor deze eerste opzet was dat een gemeentelijk grootboek, maar dezelfde aanpak draai je net zo goed op crediteuren, facturen, subsidies of betalingen. ROIBOT analyseert en controleert de dataset die je laadt, en de Administratiescan richt zich daar automatisch op. Dat maakt het een startpunt dat je eindeloos kunt verbreden.

Benieuwd?

Wil je zien hoe jouw Administratiescan eruitziet? Neem contact op met Dennis Verhaert via dennis.verhaert@juyst.nl. Tot en met september kun je ROIBOT een maand gratis uitproberen met je eigen data.