Met 23.000 inwoners verspreid over 15 kernen kent gemeente Borsele een herkenbare uitdaging: controles in verschillende Excel-bestanden, documenten op netwerkschijven en regelmatig overleg met de accountant over steekproeven en populaties.
Sinds 2024 werkt Borsele met Roibot Anaconda, een platform voor (interne) controle en data-analyse. De gemeente wikkelt steeds meer controles via dit platform af, van spend-analyses tot subsidiecontroles en grondtransacties. De verbreding van de rechtmatigheidsverantwoording past bij die koers: van financiële toetsing naar structureel advies over rechtmatig en doelmatig handelen.
Controles worden door de gemeente zelf uitgevoerd. Voor Roibot lag de uitdaging in de versnippering van werkzaamheden en het gebrek aan continuïteit tussen controlejaren.
Rob van Keulen (concerncontroller) licht toe: “De accountant bepaalde voorheen de populaties en steekproefcriteria. Wij leverden de data aan, maar hadden zelf beperkt zicht op hoe tot bepaalde selecties werd gekomen.”
De medewerker interne controle vult aan: “Het was lastig te achterhalen hoe selecties tot stand kwamen. Dit maakte het moeilijk om werk uit eerdere jaren opnieuw te gebruiken.”
De verandering zit in de werkwijze. “We hebben samen met de accountant en Juyst de parameters voor controles vooraf samen vastgelegd,” vertelt Rob. “Steekproefparameters zoals materialiteit, betrouwbaarheid en de seed voor reproduceerbaarheid, maar ook de populatiebepaling: welke crediteuren vallen onder welke risicocategorie, wat zijn de relevante aanbestedingsgrenzen?”
Het eerste project betrof de spend-analyse met crediteuren. Dit was complexer dan verwacht, omdat de gemeente sinds 2022 met een nieuw financieel pakket werkt. “We moesten data uit twee verschillende systemen combineren en ruim 4.000 crediteuren categoriseren,” legt Rob uit.
De oplossing: beide data-bestanden inlezen in Roibot en via de queriemodule aan elkaar koppelen. “Met Excel was dit een complexe uitdaging geweest,” erkent Rob. “Nu kunnen we beide bronnen combineren en gestructureerd analyseren.”
De ondersteuning van Juyst bij de populatiebepaling bleek waardevol. “We krijgen snel reactie als we ergens tegenaan lopen. Vragen worden direct opgepakt. Dat korte lijntje is prettig, vooral in de beginfase.”
De accountant heeft nu een reviewrol in Roibot. Hij kan precies zien hoe de gemeente tot haar populaties is gekomen en hoe steekproeven zijn getrokken. Door de logging en reproduceerbaarheid vertrouwt de accountant op het werk van de gemeente, hoewel hij altijd nog eigen controles kan uitvoeren.
“Het is lastig om precies uit te drukken hoeveel tijd we besparen,” geeft Rob toe. “Maar het verschil is duidelijk merkbaar.”
Alles in één omgeving Data, checklisten, documenten en rapportages draaien in de cloud. De versnippering over verschillende bestanden en mappen is verleden tijd.
Reproduceerbaarheid Door de logging- en geschiedenisfunctie in Roibot kan de gemeente eerder uitgevoerd werk eenvoudig kopiëren naar een nieuwe controle. “Je hoeft alleen nieuwe data te uploaden. De methodiek staat vast en kan opnieuw worden toegepast.”
Meer focus op advies “De verbreding van de rechtmatigheidsverantwoording levert concreet inzicht in eventuele rechtmatigheidsrisico’s, verbeterpunten in processen en de interne beheersing,” legt Rob uit. “Dit vergroot de transparantie richting college en Raad.”
Eigen checklisten Borsele heeft bestaande checklisten uit Excel overgezet naar Roibot en ontwikkelt waar nodig nieuwe. De gemeente heeft onder andere checklisten voor spend-analyses, inkopen, grondtransacties en subsidies. Via de bibliotheek kunnen deze checklisten eventueel gedeeld worden met andere gemeenten, wat kennisdeling bevordert.
Rob is realistisch over de implementatie: “De start kost tijd. Elke gemeente werkt met andere data, wat een standaard handleiding lastig maakt. Korte instructievideo’s per module en concrete voorbeelden van andere gemeenten zouden de drempel verder verlagen.”
Zijn advies aan collega-gemeenten: “Denk vooraf na welk controleproces jaarlijks veel tijd kost en waar je grip wilt krijgen. Neem geanonimiseerde data mee naar een oriënterend gesprek – een crediteurenbestand, subsidie-overzicht, of grootboekexport. Laat zien hoe Roibot dat specifieke vraagstuk kan ondersteunen. Die concreetheid overtuigt meer dan een algemene demo.”
“En wees realistisch,” voegt hij toe. “De eerste controle die je opzet kost tijd. Maar die investering werkt door in alle volgende controles.”
Borsele bouwt verder aan de interne controle-functie. “We willen van controle achteraf naar risico gestuurd werken vooraf,” zegt Rob. Concrete plannen zijn onder andere:
“We zien Roibot als een platform dat groeit met onze ambities,” legt Rob uit. “Van controle-uitvoering naar risico-identificatie en monitoring. De verbreding van de rechtmatigheidsverantwoording levert concreet inzicht in eventuele rechtmatigheidsrisico’s, verbeterpunten in processen en de interne beheersing, en vergroot de transparantie richting college en Raad.”
Boodschap aan collega-controllers: “Kijk kritisch naar je huidige werkwijze. Als je veel tijd kwijt bent aan het opnieuw opbouwen van controles en je wilt meer structuur aanbrengen, kan een oriënterend gesprek waardevol zijn. Het platform ondersteunt je bij het systematisch documenteren en reproduceren van controles.”
Herken je de uitdagingen? Plan een gesprek met Juyst voor een concrete verkenning van jouw controle-uitdagingen.
Dennis Verhaert, product owner Roibot www.roibot.cloud
Gemeente Borsele is beschikbaar als referentie voor collega-gemeenten.
Over gemeente Borsele: 23.000 inwoners, 15 kernen in Zeeland. Ambitie: doorgroeien naar een data-gedreven organisatie waarbij concerncontrol zich verbreedt van financiële beheersing naar strategische advisering.
Over Roibot: Cloud-gebaseerd platform voor interne controle en data-analyse, ontwikkeld door Juyst. Van populatiebepaling tot rapportage, alles in één omgeving, reproduceerbaar en transparant.