Hoe een van de grootste toeristische gemeenten van Nederland grip kreeg op processen en het convenant met de Belastingdienst tracht waar te maken
Schouwen-Duiveland is qua oppervlakte een van de grootste gemeenten van Nederland en een belangrijke toeristische trekpleister. De gemeente staat voor een herkenbare uitdaging: fiscaal in control zijn en dit ook kunnen aantonen aan de Belastingdienst. Het afgesloten convenant Horizontaal Toezicht (HT) vroeg om een gestructureerde aanpak van (fiscale) controles. “We moeten kunnen aantonen dat we fiscaal in control zijn,” legt Danny de Jonge uit, senior financieel en fiscaal adviseur bij de gemeente. “De Belastingdienst wil dat je zelf steekproeven uitvoert en procesverbeteringen doorvoert. Voorheen deden we geen steekproeven, alleen consistentiecontroles op hoofdlijnen.” Sinds een jaar werkt de gemeente met Roibot. Resultaat: de gemeente voert nu gestructureerd kwartaalcontroles uit en past bij bevindingen de administratie direct aan.
Voordat Schouwen-Duiveland met Roibot startte, werden controles uitgevoerd maar niet systematisch vastgelegd. “Eerst voerden we geen steekproeven uit,” vertelt Danny. “Maar we wilden zekerheid krijgen rond juistheid en volledigheid van de BTW-aangiften en BCF-opgave, een grote uitdaging” Het financiële pakket berekent de BTW automatisch en de gemeente keek naar het saldo op de tussenrekening. “Voor intracommunitaire verwervingen en verlegde BTW hadden we een handmatige subadministratie. Om te blijven voldoen aan het convenant HT werd duidelijk dat dit anders moest: steekproeven uitvoeren, data analyseren, processen verbeteren, en dit alles reproduceerbaar vastleggen.”
Schouwen-Duiveland koos voor Roibot om controles gestructureerd uit te voeren. “We wilden zelf in control zijn,” benadrukt Danny. “Niet alleen voor de Belastingdienst, maar vooral voor onszelf.” Inmiddels werken 8 gebruikers met Roibot, van loonheffing en interne controles tot financiële administratie. Praktijkvoorbeeld: controle op inkomsten De controle op inkomsten en baten is een concrete toepassing. Danny beschrijft het proces: “We maken per kwartaal een project aan in Roibot. We lezen de data-dump in, koppelen een vertaaltabel met kostenplaatsen en kostendragers, en definiëren via de querymodule de populatie. We filteren op kostensoort ‘baten’ en passen gemeentespecifieke filters (zie foto) toe.”
Vervolgens trekt de gemeente een geldsteekproef conform de materialiteitstabel van de Belastingdienst. “De output komt automatisch in de controlemodule terecht. Daar uploaden we facturen en andere documenten die iets over de post zeggen, koppelen één of meerdere werkprogramma’s. We werken alle posten vervolgens af, leggen bevindingen vast, vinken de checklist af en er rolt uiteindelijk een rapport uit met conclusies en bevindingen.”
“Het aanmaken van een project tot het trekken van de steekproef kost nu 15 minuten. Voorheen waren we daar toch wel enkele uren mee bezig.”
Belangrijker dan de tijdsbesparing is de systematiek. “Het is veel meer geautomatiseerd en vastgelegd. Door de geschiedenis- en kopieerfunctie kun je dit snel naar andere kwartalen kopiëren. Je werkt consistent en je ziet wat je hebt gedaan. Alles is reproduceerbaar.”
Danny benoemt drie belangrijke voordelen:
Een concreet resultaat: “We hebben nauwelijks nog suppleties. Omdat we gedurende het jaar controleren en de administratie direct aanpassen, zijn er aan het einde van het jaar weinig verrassingen.”
De accountant ontvangt desgewenst de rapporten uit Roibot voor de interim- en jaarrekeningcontrole. “We zijn graag transparant richting accountant” aldus Danny.
Danny is realistisch over de leercurve. “Kleinere gemeenten hebben veel taken. Je bent niet dagelijks met Roibot bezig, bij ons ongeveer eens per maand. De eerste keer liep het daarom stroef, toen hebben we Dennis ingevlogen.”
Een specifieke uitdaging was het opstellen van queries. “Als je geen database-specialist bent, is het lastig om vanuit een complete dump de juiste data te filteren. Inmiddels lees ik het bronbestand direct in en stel ik via de queriemodule de juiste filters op. Eenmaal het project staat, werkt het voor volgende kwartalen eenvoudig.”
Danny’s belangrijkste advies: “Investeer voldoende in basiskennis van de applicatie. Maak goed gebruik van de werkplekbegeleiding van de mensen van Roibot. Er zit standaard één dag ondersteuning bij, maar extra begeleiding loont – denk aan uitleg over queries en het opzetten van controles.”
Danny mist één ding: “Een handleiding of stappenplan zou handig zijn. Er zitten helpfuncties achter alle de modules, maar een overzichtelijk stappenplan voor veelvoorkomende controles ontbreekt op dit moment nog.”
Schouwen-Duiveland heeft verschillende checklisten ontwikkeld, waaronder een checklist die met behulp van AI controleert of facturen op de juiste kostendrager en kostensoort zijn geboekt, of de BTW goed is berekend en of facturen in het juiste tijdvak zijn verwerkt. “Dat maatwerk is een van de sterke punten van Roibot.”
De gemeente heeft positieve ervaringen opgedaan het afgelopen jaar en kiest voor een verlenging in de vorm van een driejarige overeenkomst. “We gaan verlengen,” bevestigt Danny. Over drie jaar verwacht hij meer AI-gestuurde controles. “Ik verwacht dat Roibot meer AI-gestuurd gaat worden, met meer geautomatiseerde, intelligente controles.”
Danny vat het samen: “Roibot stuurt je door het gehele controleproces. Van ruwe data naar een juiste populatie tot steekproef en afwikkeling en rapportage. Alles in één omgeving. Hiervoor deden we de controle in Excel, documenten op de schijf, rapportage in Word – dat is nu achterhaald.” Zou hij Roibot aanbevelen? “Ja, zeker. Maar wel met de kanttekening: investeer in de begeleiding en basiskennis. Het is een plug-and-play oplossing, maar als je investeert aan de voorkant en de tijd neemt om het goed te leren, levert het veel op.”
Herken je de uitdagingen van gemeente Schouwen-Duiveland? Ben je betrokken bij (interne) controles, fiscale-processen, of het convenant Horizontaal Toezicht? Plan een oriënterend gesprek met Roibot BV voor een concrete verkenning van jouw controle-uitdagingen.
Gemeente Schouwen-Duiveland is beschikbaar als referentie voor collega-gemeenten.
Over gemeente Schouwen-Duiveland
Een van de grootste toeristische gemeenten van Nederland. 17 kernen, ruim 400 medewerkers. Onder de gemeente valt De Zuidhoek, een sociaal ontwikkel- en leerwerkbedrijf. Focus op fiscale compliance en het convenant Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst.
Over Roibot
Cloud-gebaseerd platform voor interne controle en data-analyse, ontwikkeld door Roibot BV. Van populatiebepaling tot rapportage, alles in één omgeving, reproduceerbaar en transparant. Ingezet voor fiscale controles, BTW-analyses, en steekproefcontroles conform Belastingdienst-eisen.