Recent werd bekend dat een gemeente in Gelderland ruim € 2 miljoen moet terugbetalen aan de Belastingdienst na een fiscale steekproef. Fouten in btw-coderingen en administratieve verwerking bleven jarenlang onopgemerkt — tot het externe onderzoek plaatsvond.
Dit is geen incident dat op zichzelf staat. In gesprekken met gemeenten die wij nu ondersteunen, horen wij regelmatig hetzelfde patroon: de Belastingdienst kondigt een controle aan of rondt een boekenonderzoek af, en pas daarna wordt Juyst ingeschakeld om te helpen bij de onderbouwing, analyse en herstelwerkzaamheden. Dan ontstaat de vraag: “Kunnen jullie meekijken?”
Maar op dat moment ben je feitelijk al reactief bezig. De controle is gestart, de bevindingen liggen er, en de ruimte om nog structureel bij te sturen is beperkt. Voor controllers en teamleiders Financiën is dat een kwetsbare positie.
Interne monitoring en tussentijdse controle zijn geen administratieve formaliteit, maar essentieel onderdeel van professioneel financieel beheer. Wie uitsluitend vertrouwt op controle achteraf door Belastingdienst of accountant, accepteert het risico dat fouten zich jarenlang kunnen opstapelen.
Met ROIBOT Anaconda kunnen gemeenten zélf gedurende het jaar gestructureerd controles uitvoeren. Het platform ondersteunt onder meer steekproeven conform CAB-methodiek, vergelijkbaar met de aanpak van de Belastingdienst. Bevindingen worden vastgelegd, onderbouwd met documenten en gekoppeld aan checklists. Op basis daarvan rolt er automatisch een rapportage uit die geschikt is voor interne verantwoording én externe toetsing.
Alles wat wordt uitgevoerd, wordt volledig gelogd. Daarmee ontstaat een transparante audittrail: wie heeft welke controle uitgevoerd, wanneer, op basis van welke selectie en met welke uitkomst?
Het grote voordeel van structurele monitoring is dat afwijkingen vroegtijdig zichtbaar worden. Wanneer uit een steekproef blijkt dat coderingen of processtappen niet correct worden toegepast, kan direct worden bijgestuurd in instructies, inrichting of interne beheersmaatregelen. Niet na afloop van het jaar of na jaren, maar tijdens het lopende boekjaar.
ROIBOT wordt daarbij niet alleen fiscaal ingezet, maar ook voor spendanalyses, subsidiecontroles, rechtmatigheidsvraagstukken en andere interne audits. De accountant of Belastingdienst kan steunen op het uitgevoerde werk, inclusief methodiek, documentatie en reproduceerbare selectie.
Voor controllers en teamleiders Financiën draait het uiteindelijk om aantoonbare beheersing. Niet wachten tot een externe partij een steekproef doet, maar zelf aan de bal blijven.