Roibot: Saaie software voor slimme financials

De ongemakkelijke waarheid over Excel-gebruik

Excel is zoals koffie. We weten dat er betere alternatieven zijn, maar we kunnen niet zonder. De vertrouwde groene interface, de VLOOKUP die u blind kunt typen, de draaitabel die al sinds 2015 meegaat.

Maar wat niemand hardop durft te zeggen: de Excel-aanpak kost jouw bedrijf een vermogen. Niet omdat Excel slecht is, maar omdat u het gebruikt voor taken waar het nooit voor bedoeld was. Het is alsof je met een paar eenvoudige gereedschappen een heel huis probeert te bouwen.

De 1-miljoen-regels-limiet

Sarah werkt bij een retailketen. Gisteren crashte haar Excel voor de derde keer deze week. De boosdoener? Een transactiebestand met 2 miljoen regels.

• "Gebruik dan Access" zegt IT.
• "Schakel over naar Python" adviseert die een data scientist.
• "Doe het met Power BI" roept de Microsoft-consultant.

Sarah rolt met haar ogen. Ze heeft geen tijd voor een cursus Python. Access voelt als een stap terug naar 1995. En Power BI? Prachtige dashboards, maar probeer daar maar eens een audit trail uit te krijgen.

De realiteit: Sarah is geen programmeur. Ze is financieel specialist. Ze wil gewoon haar werk snel doen zonder dat haar laptop vastloopt.

Roibot lost Sarah's probleem op. Niet met artificial intelligence buzzwords, maar met iets veel saaiers: degelijke data-architectuur. Het platform doet dingen die Excel niet kan:

1. Het verwerkt miljoenen regels zonder te hikken.
2. Het maakt het uitvoeren van complexe analyses een peulenschil.
3. Sarah kan iedereen laten zien wat ze heeft gedaan om te komen tot haar rapportage/conclusie.
4. Een andere medewerker kan het werk van Sarah zonder problemen overnemen.

Meer niet. Geen revolutie. Geen paradigmaverschuiving. Gewoon software die doet wat het moet doen.

Het Exact Online trauma

Mark is controller. Elke ochtend begint zijn dag hetzelfde:

1. Inloggen op Applicatie X (wachtwoord vergeten, weer resetten)
2. Export naar Excel (10 minuten wachten)
3. Inloggen op Applicatie Y (twee-factor authenticatie, waar is mijn telefoon?)
4. Export naar Excel (verkeerde periode, opnieuw)
5. Copy-paste festival in zijn mastersheet, oeps: Excel loopt vast!
6. Koffie, want het is pas 9:30 en hij is al moe...

Vul voor Applicatie X en Y de systemen in waar jij mee werkt. Herkenbaar?

De verborgen kosten van incomplete, onjuiste of niet tijdige informatie Weet je wat dit de organisatie waar Mark werkt jaarlijks kost? Bij een uurtarief van €75 (all-in kosten) en 1 uur per dag aan data-gepruts: €20.000. Per jaar. Voor werk dat een script in 30 seconden kan doen. Automatisch. Desnoods elk uur van de dag. Bedenk dat een beetje organisatie een paar mensen als Mark aan het werk heeft. En dat in dit bedrag niet zijn inbegrepen de nadelige gevolgen van besluiten, die zijn gebaseerd op incomplete, onjuiste of niet tijdige informatie. Dit brengt al snel een veelvoud aan extra kosten (of gemiste kansen) met zich mee.

Als een audit trail een eis is

David is accountant. Hij controleert jaarrekeningen. Zijn grootste ergernis? Klanten die trots hun Power BI-dashboards laten zien:

• "Kijk, alles real-time!"
• "Prachtig," zegt David. "Maar hoe kwam u aan dat getal van €2,4 miljoen?"
• "Eh... dat komt uit het dashboard."
• "Ja, maar wat is de onderliggende berekening?"
• "....."

Power BI is geweldig voor presentations aan de raad van bestuur. Waardeloos voor audits.

Een saaie maar briljante oplossing Roibot genereert geen sexy dashboards (tenzij je daar expliciet om vraagt!). Het produceert saaie rapportages. Kun je zien welke databronnen zijn gebruikt? Welke bewerkingen zijn uitgevoerd? Kun je alles van A tot Z reproduceren? Antwoorden: ja, ja en ja. David's review-tijd? Gehalveerd. Niet omdat het systeem "slim" is, maar omdat het transparant is. Boring? Ja. Effectief? Absoluut.

De AI-hype

"Gebruikt Roibot AI?" vroeg een klant laatst. Jazeker. In verschillen onderdelen gebruikt Roibot AI en machine learning. Maar laten we reëel zijn: 80% van wat je nodig hebt, is geen AI/ML maar gewoon degelijke business rules.

• Btw moet 21% zijn? Dat is een rule, geen AI.
• Creditnota's moeten een referentie hebben? Rule.
• Bedragen boven €10.000 need approval? Rule.

De AI komt kijken bij complexere vragen: "Is deze factuur verdacht?". "Zijn dit werkkosten-gerelateerde uitgaven?". Handig? Zeker. Noodzakelijk? Vaak niet.

De reden om over te stappen

Vergeet kostenbesparing. Vergeet efficiency. De echte reden om Roibot te gebruiken is simpel: jouw huidige aanpak is een tikkende tijdbom.

• Die Excel-sheet met 10 tabbladen en 13 VLOOKUP's? Op een dag crasht hij definitief.
• Die medewerker die als enige weet hoe de consolidatie werkt? Die vertrekt volgend jaar.
• Die handmatige controle die je "altijd" doet? Op een dag vergeet je hem (met alle gevolgen van dien).

Roibot: Saaie software voor slimme financials.